Официальная переписка

Несмотря на широкое распространение Интернета, в кредитном менеджменте значительно более популярны телефонное общение и почтовая корреспонденция.

Интернет не подходит для переписки с должниками еще и потому, что электронное письмо нельзя использовать как доказательство в суде. А по обычной почте можно отправить письмо с уведомлением в получении, которое в случае тяжбы станет аргументом вашей правоты.

Как грамотно составить такое послание? На первой стадии возникновения долга - в течение первой недели после даты просрочки - очень важно соблюдать <презумпцию невиновности>. Письмо должно быть доброжелательным. Главная его цель - напомнить о сделке, и направляет его клиенту менеджер по продажам, с которым он подписывал договор. В таком письме можно использовать следующие фразы: <Наша фирма выражает благодарность за сотрудничество. Надеемся, что оно продолжится и в дальнейшем>. Или: <Просим проверить данные об оплате нашего счета: Очень рады, если оплата уже произведена>.

На втором этапе, через неделю после напоминания о необходимости заплатить, стиль письма становится более требовательным. В нем следует напомнить условия договора, предложить совершить платеж или выслать график платежей. К этому письму стоит приложить счет. Лучше всего, если его подпишет кредитный менеджер, отвечающий в компании за работу с дебиторской задолженностью, руководитель коммерческого отдела, а может быть, и сам генеральный директор. Тон письма можно обозначить такими фразами: <В случае если до такого-то числа оплата не будет произведена, мы будем вынуждены начислить пеню согласно условиям договора>. Или так: <В случае неплатежа мы вынуждены будем перейти к следующему шагу>. Неопределенность пугает людей больше, чем фразы о пени или суде.

На третьем этапе, когда с момента просрочки платежа идет уже третья неделя, должнику следует отправлять уже не просто письмо, а требование в определенный день совершить платеж. В противном случае, пишете вы, дело будет передано в суд или третьей стороне - банку или другому гаранту сделки. Такое письмо должен подписать юрист или руководитель юридической службы.

Практика показывает, что через два месяца после начала <бомбардировки> письмами шансы получить долг мирными средствами становятся минимальными. После этого пора передавать дело в руки юристов, службы безопасности или специализированной компании по выбиванию долгов.